Whistleblowing privacy Policy

INFORMATIVA AI SENSI DELLA NORMATIVA SULLA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI - WHISTLEBLOWING

Ai sensi dell’art.13 del Regolamento (UE) n. 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, di seguito GDPR) e del d.lgs. 24/2023 Werent S.r.l. (infra anche Titolare) fornisce, qui di seguito, l’informativa sul trattamento dei dati personali effettuati in relazione alla ricezione, analisi, istruttoria e gestione delle Segnalazioni.

1) Categorie di dati personali

Il Titolare tratterà i dati forniti dal segnalante al fine di rappresentare le presunte condotte illecite, delle quali sia venuto a conoscenza, commesse dai soggetti che a vario titolo interagiscono con la Werent S.r.l., allo scopo di effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l’adozione dei conseguenti provvedimenti.

I dati raccolti e trattati comprendono i dati anagrafici e i dati di contatto nell’ipotesi in cui il segnalante decida di non rimanere anonimo ed accedere al Portale in forma “riservata”, dati relativi al rapporto di lavoro, la funzione svolta, ovvero gli elementi caratterizzanti la segnalazione (di seguito: “Dati Comuni”).

Il Titolare tratterà dati appartenenti a categorie particolari, vale a dire i dati idonei a rivelare, tra l’altro, l’origine razziale ed etnica, i dati relativi allo stato di salute e alla vita sessuale (i “Dati Particolari”) solamente qualora Lei decidesse liberamente di fornirli quali elementi caratterizzanti della segnalazione.

I Dati Comuni e i Dati Particolari, di seguito, congiuntamente, sono definiti “Dati Personali”. I Dati Personali sono da Lei direttamente forniti tramite la compilazione degli appositi campi al momento dell’invio della segnalazione o, in seguito, se decidesse di inserire ulteriori elementi per circostanziare la segnalazione tramite il sistema di messaggistica (chat) del Portale che permette di instaurare un colloquio virtuale con l’organo deputato alla gestione della segnalazione.

2) Finalità del trattamento e relativa base giuridica

I suddetti dati personali sono trattati dal Titolare per le seguenti finalità:

a) ricezione, analisi, istruttoria e gestione della Segnalazione effettuata ai sensi del d.lgs. n. 24/2023;

b) adempimento di obblighi previsti dalla legge o dalla normativa comunitaria;

c) difesa o accertamento di un di un proprio diritto in contenziosi civili, amministrativi o penali.

La base giuridica del trattamento è costituita:

- per la finalità di cui alla lettera a), dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR); inoltre, per le segnalazioni registrate raccolte telefonicamente o tramite sistemi di messaggistica vocale o comunque in forma orale, dal consenso del Segnalante (art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR);

- per le finalità di cui alla lettera b), dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR).

- per le finalità di cui alla lettera c), dal legittimo interesse del titolare (art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR).

Il conferimento dei dati è necessario per il conseguimento delle finalità di cui sopra; il loro mancato, parziale o inesatto conferimento potrebbe avere come conseguenza l’impossibilità di gestire la segnalazione.

3) Conservazione dei dati personali

I Dati Personali saranno conservati per cinque anni dalla segnalazione del fatto o atto illecito, rispettando il principio di minimizzazione di cui all’articolo 5, comma 1, lett. c), del GDPR nonché gli obblighi di legge cui è tenuto il Titolare.

Nel caso di contenzioso giudiziale, i Dati Personali saranno conservati per tutta la durata dello stesso, fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione. Maggiori informazioni sono disponibili presso il Titolare.

4) Modalità e logica del trattamento

I trattamenti dei dati sono effettuati manualmente e/o attraverso strumenti automatizzati informatici e telematici con logiche correlate alle finalità sopraindicate e, comunque, in modo da garantirne la sicurezza e la riservatezza.

Il sistema di gestione delle Segnalazioni garantisce, in ogni fase, la riservatezza dell’identità del Segnalante, delle Persone coinvolte e/o comunque menzionate nella Segnalazione, del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione, fatto salvo quanto previsto dall’art. 12 del d.lgs. n. 24/2023.

5) Titolare, Data Protection Officer e categorie di persone autorizzate al trattamento dei dati

Il Titolare del trattamento dei dati personali è WERENT SRL (P. IVA 02110780737), con sede alla Strada Rospano Zona I, 133 in Martina Franca (TA) - Email wb@werentgroup.com| PEC werentgroup@pec.it | Tel. 3357491492

Il Titolare non ha nominato un Data Protection Officer non essendo a ciò obbligata.

Al fine di dare seguito alle Segnalazioni, il Titolare del trattamento ha individuato un gestore delle segnalazioni in persona del Dott. Pasquale Marraffa, nominato persona autorizzata al trattamento dei dati personali e che ha ricevuto, al riguardo, adeguate istruzioni operative.

6) Ambito di comunicazione dei dati personali

I Suoi Dati Personali non saranno oggetto di diffusione, fatta salva l'ipotesi in cui la comunicazione o diffusione sia richiesta, in conformità alla legge, da soggetti pubblici per finalità di difesa o di sicurezza o di prevenzione, accertamento o repressione di reati.

Nello svolgimento della propria attività e per il perseguimento delle finalità di cui al precedente paragrafo 2, il Titolare potrebbe comunicare i Suoi Dati Personali a soggetti terzi, in osservanza delle norme previste dal Regolamento e dal citato Provvedimento, quali:

• Fornitori e consulenti, i quali agiscono tipicamente in qualità di responsabili del trattamento, ai sensi dell’art. 28 del GDPR tra cui a titolo esemplificativo la società che fornisce il software applicativo del Portale e i relativi servizi di manutenzione, nonché organi di controllo del Titolare che agiranno in qualità di titolari autonomi;

• Autorità competenti (es. Istituzioni e/o Autorità Pubbliche; Autorità Giudiziaria ed Organi di Polizia) che ne facciano formale richiesta; in tale ipotesi, la comunicazione dei dati è necessaria ad adempiere un obbligo di legge.

I Suoi Dati Personali non saranno oggetto di trasferimento verso Paesi Terzi rispetto all’Unione Europea od organizzazioni internazionali.

L’elenco completo ed aggiornato dei destinatari dei dati potrà essere richiesto al Titolare ai recapiti sopra indicati.

7) Diritti degli interessati

L’interessato ha diritto di accedere in ogni momento ai dati che lo riguardano e di esercitare i diritti previsti dagli articoli da 15 al 22 del GDPR, per quanto applicabili (diritto di accesso ai dati personali, diritto a rettificarli, diritto di ottenerne la cancellazione o cd. diritto all’oblio, il diritto alla limitazione del trattamento, il diritto alla portabilità dei dati personali o quello di opposizione al trattamento), inviando una e-mail all’indirizzo: wb@werentgroup.com. Inoltre, l’interessato ha diritto di proporre un reclamo al Garante della protezione dei dati personali.

Ai sensi dell’articolo 2-undecies del D.lgs. n. 196/2003 e s.m.i. (di seguito “Nuovo Codice Privacy”) ed in attuazione dell’articolo 23 del Regolamento, si informa che i summenzionati diritti non possono essere esercitati da parte delle persone coinvolte nella segnalazione, qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità della persona segnalante.

In particolare, l’esercizio di tali diritti:

▪ sarà effettuabile conformemente alle disposizioni di legge o di regolamento che regolano il settore (D.lgs. 24/2023);

▪ potrà essere ritardato, limitato o escluso con comunicazione motivata e resa senza ritardo all’interessato, a meno che la comunicazione possa compromettere la finalità della limitazione, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenuto conto dei diritti fondamentali e dei legittimi interessi dell’interessato, al fine di salvaguardare la riservatezza dell’identità della persona segnalante;

▪ in tali casi, i diritti dell’interessato possono essere esercitati anche tramite il Garante per la Protezione dei Dati Personali con le modalità di cui all’articolo 160 del Nuovo Codice Privacy, nel qual caso il Garante informa l’interessato di aver eseguito tutte le verifiche necessarie o di aver svolto un riesame, nonché del diritto dell’interessato di proporre ricorso giurisdizionale.

In qualsiasi momento, l’interessato potrà chiedere di esercitare i suoi diritti a Werent Srl a mezzo dell’indirizzo mail wb@werentgroup.com.

Aggiornato il 15.12.2023

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